Hybriditapahtuman toteutus: osallistujat paikan päällä ja verkossa.

Mitä hybriditapahtuma tarkoittaa?

Hybriditapahtumassa osa osallistujista on tilassa ja osa osallistuu etäyhteydellä. Toteutus onnistuu, kun molemmille yleisöille suunnitellaan oma katselukokemus: salissa nähdään etäpuhuja ja kuullaan etäkysymys, verkossa taas näkyvät puhuja, esitys, keskustelu ja tarvittaessa yleisö.

Tekniikka valitaan tilaisuuden tavoitteen mukaan. Sisäinen hybridikokous voi painottaa Teamsin vuorovaikutusta, kun taas julkinen seminaari voi käyttää erillistä lähetystä ja moderoitua kysymyskanavaa. Molemmissa ratkaisevaa on se, miten ääni kulkee ilman kiertoa ja miten osallistujat tietävät, milloin heidän on tarkoitus puhua.

Käsikirjoitus, moderaattori ja tekninen tuottaja

Hybriditapahtumassa kannattaa erottaa sisällöllinen ja tekninen vastuu. Moderaattori johtaa keskustelua, huomioi molemmat yleisöt ja nostaa kysymykset oikeaan hetkeen. Tekninen tuottaja ohjaa kuvaa, etäyhteyksiä, esityksiä ja ääntä. Käsikirjoitukseen merkitään puhujat, esitykset, etäosallistujat, kysymysosiot ja tauot.

Etäpuhujat, mikrofonit ja äänen kierto

Etäpuhuja tarvitsee vakaan yhteyden, riittävän valaistuksen, kameran ja kuulokkeet. Kuulokkeet vähentävät kaikua ja helpottavat äänen hallintaa. Salissa paneelikeskustelussa jokaisella puhujalla on oma mikrofoni tai luotettava jaettu mikitys. Tilan kaiuttimien, etäyhteyden ja mikrofonien reititys suunnitellaan niin, ettei sama ääni palaudu takaisin lähetykseen.

• Näytä etäpuhuja salin näytöillä ja välitä salin kuva etäosallistujille.
• Ota esitysmateriaali suoraan lähetysjärjestelmään, ei kameralla kankaalta.
• Varaa etäyhteydelle testiaika jokaisen keskeisen puhujan kanssa.
• Pidä varayhteys ja vaihtoehtoinen tapa osallistua keskusteluun.

Yleisökysymykset, keskustelu ja harjoitus

Etäyleisön pitää tietää, miten se voi kysyä. Kysymykset voidaan kerätä chatista, lomakkeesta tai nimetyn moderaattorin kautta. Salin kysymykset toistetaan mikrofoniin, jotta ne kuuluvat verkkoon. Harjoituksessa käydään läpi erityisesti etäpuhujan liittyminen, esityksen jako, kamerakulmat ja yleisökysymyksen välitys.

Tallenne, varmistukset ja tarjouspyyntö

Tapahtumasta voidaan tehdä koko tallenne, puhujakohtaiset videot ja lyhyet nostot. Tekstitykset parantavat saavutettavuutta ja jatkokäyttöä. Tarjouspyyntöön kannattaa kirjata osallistujamäärä salissa ja verkossa, käytettävä alusta, tapahtumatila, puhujien määrä, etäpuhujat, esitykset, kysymystapa sekä tallennetoive.